In der Vorbereitungsphase wird eine genaue Prozessdefinition zur Entwicklung und Verabschiedung einer Transferstrategie vorgenommen. Hierbei sollte festgelegt werden, welche Personen auf welche Art und Weise in den Prozess eingebunden werden, wie die genaue methodische Herangehensweise und auch die Zeitplanung aussieht, welche flankierenden Analysen durchgeführt werden sollen und natürlich auch, wie man letztendlich zu einer verbindlichen Festlegung der Transferstrategie kommen will. Von ganz entscheidender Bedeutung erscheint die Bestimmung eines sogenannten Kernteams, das den Prozess zur Strategieentwicklung maßgeblich treibt.

In der Analysephase wird eine Bestandsaufnahme des eigenen Transferbereichs, d.h. eine Analyse der Historie der Transferaktivitäten, -leistungen und -erfolge („Wo kommen wir her?“) sowie einer kritischen Betrachtung der aktuellen Stärken und Schwächen des Transferbereichs („Wo stehen wir gerade?“) vorgenommen. Hilfreich kann zudem ein Benchmarking mit vergleichbaren Einrichtungen sein. Auch über flankierende Befragungen relevanter Akteursgruppen (etwa Kooperations- und Industriepartner, Lizenznehmer, Ausgründungen) können wertvolle Hinweise für den Strategieprozess gewonnen werden.

In der Potentialerfassungsphase erfolgen dann Überlegungen zu Potentialen und Entwicklungsperspektiven für die Einrichtung. Dies schließt eine Aufnahme von Erwartungen relevanter interner (Potentialanalyse) und externer (Umfeldanalyse) Interessensgruppen mit ein. In dieser Phase wird auch das Zielsystem für den Transferbereich („Wo wollen wir hin?“) kritisch betrachtet und ggf. weiterentwickelt.

In der sich anschließende Phase der Strategieformulierung werden konkrete Transfermaßnahmen erarbeitet und deren Zusammenspiel definiert („Wie kommen wir dahin?“), ebenso wird eine Priorisierung vorgenommen. Des Weiteren werden notwendige Anpassungen im Hinblick auf Strukturen, Systeme, Prozesse und Ressourcen festgelegt. Auch Aussage zum Transferteam, d.h. welche Kompetenzen und Kapazitäten werden zur Umsetzung benötigt, und zu Schnittstellen zu internen/externen Partnern werden bei Bedarf angepasst bzw. geschaffen.

Die Umsetzungsphase stellt eine Bekanntmachung der Strategie in der Einrichtung, aber auch im Außenraum sowie die Bereitstellung der benötigten Ressourcen sicher. Strukturen, Systeme und Prozesse werden angepasst und hochpriorisierte Einzelmaßnahmen umgesetzt. Von Bedeutung ist auch eine regelmäßige Kontrolle, d.h. die Gewinnung eines verbesserten Verständnisses von Erfolgen und Wirkungen. Auf dieser Basis kann dann eine kontinuierliche Verbesserung von Einzelmaßnahmen vorgenommen werden.